Les mercaderies danyades són un repte habitual en les operacions del magatzem. Els productes es poden danyar durant el transport, la descàrrega, la manipulació de palets, l'emmagatzematge en bastidor, la recollida de comandes o les transferències internes. Si els articles danyats no s'identifiquen i controlen ràpidament, es poden barrejar amb inventaris comercialitzables, enviar-los als clients o registrar-los incorrectament al sistema de gestió del magatzem.
En un magatzem que utilitza bastidors de palets, una gestió eficaç dels danys requereix més que eliminar productes visiblement trencats. Els equips de magatzem necessiten un procés coherent per inspeccionar les mercaderies, registrar els danys, aïllar l'inventari afectat, investigar la causa i decidir si els productes es poden alliberar, tornar a treballar, retornar o eliminar.
Aquesta guia explica com gestionar les mercaderies danyades en un sistema de bastidors de magatzem, millorar la precisió de l'inventari, reduir els danys repetits i mantenir les operacions de magatzem més segures.
1. Identificar els tipus comuns de danys a les mercaderies de magatzem
Comprendre el tipus de dany és el primer pas per seleccionar la resposta adequada. Els diferents productes requereixen diferents criteris d'inspecció, procediments de manipulació i decisions de disposició.
Els tipus comuns de danys a les mercaderies del magatzem inclouen:
- Danys a l'embalatge:Cartons trencats, caixes triturades, segells trencats, embolcalls danyats o materials d'embalatge exposats.
- Danys al producte:Components trencats, esquerdes, abolladures, rascades, contaminació o altres defectes que poden afectar la usabilitat del producte.
- Danys per humitat:Exposició a l'aigua, envasos humits, corrosió o deteriorament causats per condicions d'emmagatzematge inadequades.
- Inestabilitat de càrrega:Productes canviats, cartrons inclinats, corretges soltes o embolcalls danyats que fan que un palet sigui insegur de moure's.
- Danys al palet:Taulers trencats, corredors esquerdats, blocs danyats o altres defectes que puguin comprometre el suport dels palets.
- Maneig de danys:Marques d'impacte, punxades, cantonades aixafades o deformacions associades a la manipulació de carretons elevadors o altres activitats de magatzem.
No tots els cartró danyat significa que el producte a l'interior és inutilitzable. De la mateixa manera, l'embalatge que aparegui intacte no garanteix que el producte no s'hagi fet malbé. El personal del magatzem ha de seguir els requisits d'inspecció específics del producte i evitar fer suposicions basades només en l'aparença externa.
2. Inspeccioneu les mercaderies danyades tan aviat com s'identifiquin
Els danys s'han de registrar quan es descobreixin, ja sigui durant la recepció, l'emmagatzematge, les comprovacions rutinàries d'emmagatzematge, la reposició, la recollida, l'embalatge o l'enviament. La identificació precoç ajuda a evitar que els productes danyats es moguin més pel magatzem sense la revisió necessària.
Un procés d'inspecció pràctic hauria d'incloure els passos següents:
- Identifiqueu el producte, el SKU, el palet o l'enviament afectat.
- Determinar la quantitat de mercaderies que es poden veure afectades.
- Inspeccioneu l'embalatge i l'estat visible del producte sense crear danys addicionals.
- Comproveu si el palet és estable i adequat per a una manipulació segura.
- Anoteu la ubicació del bastidor o l'àrea de treball on es va trobar el dany.
- Feu fotografies o recolliu altres proves de suport quan sigui necessari.
- Aviseu l'equip de magatzem responsable o supervisor segons el procediment del lloc.
Si una càrrega està inclinada, inestable, amb fuites o d'una altra manera no és segura d'apropar-se, el personal no hauria d'intentar inspeccionar-la ni moure-la sense una avaluació de risc adequada i procediments adequats. Restringir l'accés a la zona afectada quan sigui necessari i implicar personal format.
En cas de danys detectats en un bastidor d'emmagatzematge, comproveu també si hi ha signes visibles d'impacte o danys als components del bastidor. Es poden produir danys a les mercaderies i al bastidor durant el mateix incident, però requereixen avaluacions i registres separats.
3. Separeu les mercaderies danyades de l'inventari disponible
Un dels controls més importants és evitar que els productes danyats o no verificats siguin recollits o enviats com a inventari normal. Les mercaderies que requereixen inspecció han de tenir un estat clarament definit i un lloc d'emmagatzematge controlat.
Depenent de les operacions del magatzem, l'inventari danyat es pot assignar a una àrea de quarantena designada, una ubicació de bastidor controlada o una altra zona d'inspecció aprovada. La disposició seleccionada ha de proporcionar un accés adequat, una identificació clara i un suport físic adequat per als productes.
Penseu en establir categories separades per a:
- Inventari disponible:Productes que compleixen els requisits de llançament del magatzem.
- Inspecció pendent:Productes l'estat dels quals encara no s'ha confirmat.
- Inventari danyat:Productes amb danys confirmats o sospitosos que requereixen una decisió de disposició.
- Pendent d'aprovació del client:Productes que esperen instruccions o autorització del propietari de l'inventari.
- Aprovat per a reelaboració o devolució:Productes assignats a un procés correctiu autoritzat.
- Aprovat per a l'eliminació:Productes que hagin rebut l'autorització d'eliminació requerida.
Aquestes categories haurien de coincidir amb el sistema de gestió del magatzem i els procediments reals de l'organització. No totes les instal·lacions necessiten tots aquests estats, però la distinció entre inventari disponible i no disponible ha de romandre clara.
Les etiquetes clares, els codis d'ubicació i els registres d'estat d'inventari ajuden a prevenir la recollida accidental. Quan sigui pràctic, utilitzeu la separació física i els controls del sistema junts en lloc de confiar només en una nota manuscrita o instruccions verbals.
4. Creeu una àrea d'emmagatzematge de mercaderies danyades controlades
Una àrea designada de mercaderies danyades facilita que els equips de magatzem identifiquin, inspeccionin i gestionen els productes que no poden tornar immediatament a l'inventari normal. També ajuda a evitar que els articles danyats ocupin llocs de recollida habituals sense un estat clar.
Quan planifiqueu aquesta àrea, tingueu en compte els requisits següents:
- Identificació clara:Marqueu l'àrea i les seves ubicacions d'emmagatzematge perquè els empleats puguin distingir-les de les posicions normals d'inventari.
- Accés adequat:Proporcioneu espai suficient per a les activitats d'inspecció i manipulació autoritzades.
- Suport adequat:Assegureu-vos que els palets i les càrregues estiguin suportats per una disposició d'emmagatzematge adequada.
- Moviment controlat:Definiu qui pot moure, alliberar o ajustar l'inventari danyat.
- Visibilitat de l'inventari:Anoteu la ubicació i l'estat de cada palet o grup de productes afectat.
- Precaucions específiques del producte:Seguiu els requisits addicionals de manipulació o segregació de mercaderies amb fuites, contaminades, fràgils o perilloses d'una altra manera.
No col·loqueu automàticament tots els palets danyats en una posició normal de bastidor. És possible que la càrrega s'hagi tornat inestable, que el palet ja no ofereixi un suport adequat o que el producte requereixi una manipulació especial. Avalueu l'estat real abans de triar un mètode d'emmagatzematge.
Per als productes retornats que requereixen un procés d'inspecció i disposició per separat, consulteu la guia relacionadagestió de les devolucions al magatzem mitjançant sistemes de palets.
5. Actualitzeu els registres d'inventari i l'estat del producte
La segregació física per si sola no és suficient si el sistema de gestió del magatzem encara mostra els productes danyats disponibles. Els registres d'inventari han de reflectir la quantitat real, la ubicació i l'estat de les mercaderies afectades.
Quan registreu l'inventari danyat, captureu la informació rellevant per al procés de control del magatzem:
- Nom del producte i SKU.
- Client, proveïdor o propietari de l'inventari si escau.
- Identificació del palet, número de lot o número de lot quan s'utilitza.
- Quantitat afectada i unitat de mesura.
- Lloc físic on es van descobrir els danys.
- Data i hora del descobriment.
- Tipus i extensió aparent del dany.
- Fotografies o documents acreditatius, si escau.
- Estat actual de l'inventari i propera acció.
Si només una part d'un palet està danyada, registreu la quantitat afectada per separat quan el sistema d'inventari i el procediment de magatzem ho permetin. Eviteu tractar un palet sencer com a inutilitzable sense comprovar l'estat real i els requisits del producte aplicables.
Tots els ajustos d'inventari han de seguir el procés d'autorització del magatzem. No suprimiu ni sobreescriu l'historial de transaccions original només per fer que el sistema s'equilibri amb el recompte físic.
Una relació ben mantinguda entre les ubicacions dels bastidors i els registres d'inventari pot fer que les mercaderies danyades siguin més fàcils de rastrejar. Més informació sobreintegrant les estanteries de palets amb un sistema de gestió de magatzems.
6. Investigar la causa dels danys a les mercaderies
Cal registrar els danys, però identificar-ne la causa és igualment important. Sense una investigació, el mateix problema pot continuar produint-se durant la recepció, l'emmagatzematge, la manipulació o el compliment de la comanda.
Els administradors de magatzem haurien de revisar les circumstàncies que envolten cada incident i distingir les proves confirmades de les possibles explicacions.
| Causa possible | Què investigar | Acció preventiva potencial |
|---|---|---|
| Transport o rebuda danys | Estat de lliurament, embalatge, registres de descàrrega i fotografies | Millorar les inspeccions de recepció i les excepcions de lliurament de documents. |
| Impacte de carretó elevador | Informes d'incidències, marques d'impacte, rutes de manipulació i procediments de l'operador | Reviseu les pràctiques de manipulació, la gestió del trànsit i la protecció del bastidor. |
| Càrregues de palets inestables | Disposició de la càrrega, embolcall, condició del palet i distribució del pes | Milloreu l'assegurament de la càrrega i comproveu la idoneïtat dels palets abans de l'emmagatzematge. |
| Condicions d'emmagatzematge inadequades | Exposició a la humitat, requisits de temperatura, contaminació o altres factors ambientals | Ajusteu les condicions d'emmagatzematge i seguiu els requisits específics del producte. |
| Errors de recollida o reposició | Maneig de registres, ús d'equips i procediments de moviment | Millorar les instruccions de tasques i la formació dels empleats. |
| Defectes d'embalatge o producte | Estat de l'embalatge, informació del proveïdor i patrons de defectes repetits | Referiu els problemes recurrents al proveïdor o equip de qualitat adequat. |
| Problemes de configuració d'emmagatzematge o bastidor | Suport de càrrega, espai lliure, estat del bastidor i instruccions d'emmagatzematge | Reviseu l'acord d'emmagatzematge aprovat amb un professional qualificat. |
Per exemple, si es trituren diversos cartrons en palets emmagatzemats a la mateixa zona de bastidor, el magatzem hauria de comprovar les càrregues afectades, el seu historial de manipulació i les condicions d'emmagatzematge circumdants. Els danys repetits poden indicar un problema comú del procés, però la conclusió s'ha de basar en l'evidència disponible.
7. Comproveu palets i bastidors quan se sospiti de problemes estructurals
Els danys a les mercaderies de vegades es poden associar amb un palet danyat, una càrrega inestable o un impacte amb el sistema de bastidor. Aquestes condicions no s'han de tractar com el mateix problema perquè la resposta adequada pot ser diferent.
Quan es trobi una càrrega danyada en un bastidor, comproveu si hi ha signes visibles com ara:
- Taulers i corredors de palets trencats o deformats.
- Productes que s'estenen a posicions d'emmagatzematge adjacents.
- Càrregues inclinades o palets desplaçats.
- Danys visibles a les bigues del bastidor, muntants, connectors o components de protecció.
- Evidència d'impacte de carretons elevadors prop del lloc d'emmagatzematge afectat.
- Canvis en la disposició de la càrrega que poden afectar el suport o l'espai lliure.
Si se sospita que el bastidor està danyat, seguiu els procediments de seguretat del bastidor del lloc, restringiu l'accés quan sigui necessari i organitzeu una avaluació per part d'una persona qualificada. Els components estructurals danyats no s'han de reparar, modificar o tornar al servei sense l'aprovació corresponent.
Per obtenir orientació addicional, llegiucom inspeccionar regularment els sistemes de palets. La inspecció de mercaderies i la inspecció de bastidors han de treballar conjuntament quan un incident pot afectar tant l'inventari com l'equip d'emmagatzematge.
8. Establir un procés d'eliminació clar
Un cop documentats i valorats els danys, el magatzem necessita una decisió clara sobre què passarà a continuació. L'acció correcta depèn de l'estat del producte, els requisits contractuals, els estàndards de qualitat i l'autoritat responsable d'aprovar la disposició.
Les opcions de disposició habituals inclouen:
- Alliberament:Torna els productes a l'inventari disponible només després que la inspecció requerida confirmi que compleixen els criteris de llançament.
- Reembalatge:Substituïu l'embalatge danyat quan el producte sigui acceptable i es permeti el reembalatge.
- Reelaboració:Envieu productes mitjançant un procés de reparació, inspecció o correctiu aprovat.
- Devolució al proveïdor:Organitzeu una devolució quan ho autoritzi l'acord amb el proveïdor o el propietari responsable de l'inventari.
- Opinió del client:Mantenir l'inventari fins que el client o el responsable de la decisió autoritzat proporcioni instruccions.
- Eliminació:Eliminar els productes inutilitzables d'acord amb els requisits d'autorització, seguretat i manipulació de residus aplicables.
Els empleats del magatzem no haurien de decidir de manera independent alliberar, descartar o modificar materialment les mercaderies quan es requereixi l'aprovació. Documenteu la decisió, l'aprovador responsable i la transacció d'inventari resultant.
Els productes amb sospita de contaminació, fuites o altres problemes de seguretat poden requerir procediments especialitzats. Seguiu les instruccions pertinents del producte i els requisits de seguretat del lloc en lloc d'aplicar automàticament el procés normal de mercaderies danyades.
9. Formar els empleats per evitar que els danys es repeteixin
Les pràctiques coherents dels empleats poden reduir els danys evitables durant les activitats rutinàries del magatzem. La formació ha d'abordar els productes reals, l'equip de manipulació, la configuració del bastidor i els fluxos de treball utilitzats a la instal·lació.
Les àrees clau de formació inclouen:
- Reconeixement de les formes habituals d'embalatge, palet i danys al producte.
- Inspecció de palets i càrregues abans de traslladar-los o emmagatzemar-los.
- Utilitzant equips de manipulació adequats i seguint els procediments operatius aprovats.
- Col·locar correctament els palets als llocs d'emmagatzematge designats.
- Informar de danys i registrar l'estat d'inventari ràpidament.
- Seguint els procediments de quarantena, alliberament i disposició.
- Identificar quan una condició de càrrega o bastidor requereix que l'àrea estigui restringida.
La formació també ha d'explicar que l'inventari danyat no s'ha de tornar a l'estoc disponible només perquè es necessita una posició de bastidor o s'està esperant una comanda. L'estat de l'inventari i les decisions d'alliberament haurien de seguir el procés de control establert.
10. Supervisar les tendències de danys i millorar els procediments de magatzem
El seguiment dels danys al llarg del temps ajuda els gestors de magatzem a determinar si les mesures preventives funcionen. Un sol incident pot estar aïllat, mentre que els incidents repetits que involucren productes, ubicacions o activitats de manipulació similars poden apuntar a un procés que necessita millorar.
Els indicadors útils poden incloure:
- Nombre d'incidents de mercaderies danyades durant un període d'informe definit.
- Quantitat d'inventari afectada per danys.
- Incidències de danys per zona de magatzem o fase operativa.
- Tipus de danys recurrents i causes confirmades.
- Temps necessari per inspeccionar i resoldre l'inventari danyat.
- Percentatge d'incidències amb registres de suport complets.
- Estat de finalització de les accions correctives i preventives.
Utilitzeu definicions coherents quan compareu els resultats. Per exemple, distingiu el nombre d'incidents del nombre d'unitats danyades i separeu els danys confirmats dels danys sospitosos que esperen inspecció.
Reviseu els resultats amb les operacions del magatzem, el control d'inventari, la qualitat i altres equips rellevants. Si escau, actualitzeu els procediments de recepció, els requisits d'embalatge, les instruccions de manipulació, les normes d'emmagatzematge o la formació dels empleats en funció de les troballes.
Errors comuns en la gestió de mercaderies danyades
| Error comú | Per què crea problemes | Millor pràctica |
|---|---|---|
| Deixar mercaderies danyades en llocs de recollida normals | Els productes es poden recollir o enviar abans de la inspecció. | Assignar un estat clar i traslladar les mercaderies afectades a una àrea controlada adequada. |
| Registre de danys sense actualitzar l'estat de l'inventari | El sistema pot continuar mostrant béns inutilitzables com disponibles. | Actualitzar el registre d'inventari segons el procediment aprovat. |
| Rebuig de productes sense autorització | La propietat de l'inventari, els registres financers i les reclamacions es poden veure afectats. | Obtenir l'aprovació requerida i documentar la disposició. |
| Ignorant els danys en palets o bastidors | El suport insegur o els problemes estructurals poden romandre sense resoldre. | Inspeccioneu els components rellevants i seguiu els procediments de seguretat del lloc. |
| No investigar incidents recurrents | Els mateixos danys poden continuar produint-se. | Revisar les evidències d'incident i implementar les accions correctores adequades. |
| Basant-se només en la comunicació verbal | Els detalls dels danys i les decisions d'aprovació poden ser difícils de rastrejar més endavant. | Mantenir registres coherents i proves de suport. |
Llista de control de gestió de mercaderies danyades
Els equips de magatzem poden utilitzar la llista de verificació següent per revisar el procés de mercaderies danyades.
| Àrea de control | Element de verificació |
|---|---|
| Identificació | S'han identificat el producte, el SKU, el palet i la quantitat afectats. |
| Inspecció | S'han documentat els danys i l'extensió aparent. |
| Seguretat | Les càrregues no segures o sospita de danys al bastidor s'han gestionat amb els procediments de seguretat adequats. |
| Segregació | L'inventari danyat o no verificat es distingeix de l'estoc disponible. |
| Registres d'inventari | La ubicació, la quantitat, l'estat i els identificadors rellevants es registren correctament. |
| Investigació | L'incident ha estat revisat per identificar-ne la causa probable. |
| Disposició | La següent acció ha estat aprovada per la persona o organització corresponent. |
| Evidència | Es conserven les fotografies necessàries, els registres de transaccions i els documents d'aprovació. |
| Prevenció | Es revisen els problemes recurrents i es fa un seguiment de les accions correctives. |
Preguntes freqüents
Les mercaderies danyades han de romandre al sistema de palets?
Depèn de l'estat de la mercaderia, palet, estabilitat de càrrega i disposició d'emmagatzematge. Les mercaderies que siguin estables i adequades per a l'emmagatzematge controlat es poden mantenir en un lloc aprovat mentre s'esperen inspeccions o instruccions. Les càrregues inestables, els palets danyats o les condicions que poden afectar la seguretat dels bastidors requereixen les precaucions adequades abans de la posterior manipulació o emmagatzematge.
Com pot un magatzem evitar que s'enviïn mercaderies danyades?
Utilitzeu estats d'inventari clars, ubicacions de quarantena designades, restriccions del sistema adequades i un procés de llançament autoritzat. Els empleats han de verificar que els productes han estat aprovats per al seu llançament abans de recollir-los o enviar-los.
Quina informació s'ha d'incloure en un informe de mercaderies danyades?
Normalment, un informe inclou l'identificador del producte, la quantitat afectada, la ubicació del descobriment, la data, la descripció del dany, les fotografies quan sigui necessari, l'estat de l'inventari, les conclusions de la investigació i la següent acció aprovada.
Qui hauria d'aprovar l'eliminació de l'inventari danyat?
L'aprovador responsable depèn dels acords contractuals i dels procediments interns del magatzem. L'aprovació pot implicar el propietari de l'inventari, el client, l'equip de qualitat o una altra persona autoritzada. El personal del magatzem ha de seguir el procés d'autorització aplicable abans d'eliminar les mercaderies.
Quina diferència hi ha entre les mercaderies danyades i les prestatgeries de palets danyades?
Les mercaderies danyades fan referència a productes o envasos que s'han vist afectats. Els bastidors de palets danyats es refereixen a components estructurals d'emmagatzematge que poden haver estat compromesos. Una incidència pot implicar totes dues, per la qual cosa s'ha d'avaluar i documentar cadascuna per separat mitjançant els procediments adequats.
Conclusió
La gestió eficaç de les mercaderies danyades ajuda els magatzems a protegir la qualitat del producte, mantenir registres d'inventari precisos i reduir les pèrdues evitables. Un procés fiable comença amb una inspecció ràpida i una identificació clara, seguida d'una segregació controlada, actualitzacions precises del sistema, decisions de disposició documentades i investigació de la causa subjacent.
Per als magatzems que utilitzen bastidors de palets, també és important comprovar si els palets danyats, les càrregues inestables o els possibles impactes dels bastidors generen riscos d'emmagatzematge addicionals. En combinar els controls d'inventari amb els arranjaments d'emmagatzematge adequats, la formació dels empleats i les revisions periòdiques, els equips de magatzem poden gestionar les mercaderies danyades de manera més coherent i reduir la probabilitat que es repeteixin incidents.
WhatsApp: +86 185 0252 7163
Correu electrònic: info@jhrack.com
